Guide complet : Juridique, administratif et vie quotidienne au CERN

Inscription consulaire

Les Espagnols résidant à l'étranger peuvent s'inscrire au Registre consulaire espagnol, ce qui facilite les démarches comme le renouvellement du passeport, le vote depuis l'étranger ou les inscriptions (naissances, etc.). Ce n'est pas obligatoire pour de courts séjours, mais si vous prévoyez de vivre à long terme en Suisse ou en France, l'inscription est recommandée. Le processus s'effectue au Consulat général d'Espagne à Genève en présentant un DNI ou passeport et un justificatif de résidence local. La législation espagnole prévoit que l'inscription consulaire est obligatoire pour ceux qui établissent leur résidence habituelle hors d'Espagne.

Inscription de résidence en France/Suisse

La France n'a pas d'équivalent à l'inscription de résidence espagnole ; s'inscrire à la mairie n'est pas obligatoire mais peut faciliter l'accès aux services locaux. En revanche, en Suisse, tous les étrangers doivent s'inscrire auprès de leur commune locale dans des délais stricts. Dans le Canton de Genève, l'arrivée doit être déclarée à l'Office cantonal de la population (OCPM) dans les 14 jours si le séjour dépasse 3 mois. Les citoyens de l'UE doivent également notifier les autorités locales après 3 mois dans tout pays Schengen en demandant une « attestation d'enregistrement » à la mairie.

• France : Aucune obligation légale de s'inscrire, mais le faire peut faciliter l'accès aux services municipaux.
• Suisse (Canton de Genève) : Inscription obligatoire au bureau municipal (OCPM) dans les 14 jours si le séjour dépasse 3 mois.

Permis de résidence et de travail

Au CERN, les employés reçoivent la Carte de légitimation suisse, délivrée par le CERN et le DFAE suisse, qui sert de permis de résidence en Suisse et permet les déplacements dans l'espace Schengen sans visa. Les conditions incluent le fait d'avoir un contrat de travail (>50 % du temps) et une résidence officielle. La carte est étendue aux membres directs de la famille (conjoint/partenaire et enfants vivant avec le titulaire). Les membres de la famille non suisses vivant en France ne reçoivent pas automatiquement cette carte ; ils doivent à la place demander un permis suisse ordinaire s'ils souhaitent travailler en Suisse.

En tant que citoyens de l'UE, les Espagnols vivant en France peuvent travailler librement dans l'UE avec leur titre de séjour français. S'ils travaillent à Genève, ils obtiennent généralement un « permis G » pour les travailleurs frontaliers. En résumé : si vous vivez en Suisse avec un contrat CERN, demandez la Carte de légitimation et le permis de résidence suisse. Si vous vivez en France, vous avez besoin d'un titre de séjour français et du permis G pour passer en Suisse (pour vous et votre famille).

Carte européenne d'assurance maladie (CEAM)

Avant de quitter l'Espagne, il est conseillé de demander la CEAM via la Sécurité sociale (en ligne ou au CAISS). La carte est envoyée à l'adresse espagnole enregistrée et permet d'accéder à des soins médicaux urgents à faible coût ou gratuits dans les pays de l'UE/EEE et en Suisse lors de séjours temporaires. Cependant, la CEAM ne remplace pas l'assurance maladie CHIS du CERN, qui offre une couverture médicale complète en Suisse et en France. En pratique, le CHIS est votre couverture principale dans la région, tandis que la CEAM est utile pour les urgences en voyage ou avant l'activation du CHIS.

Convenio Especial avec la Sécurité sociale espagnole

Le convenio especial permet aux émigrants espagnols de continuer à cotiser volontairement à la Sécurité sociale espagnole tout en travaillant à l'étranger. Il aide à préserver les droits à la pension et à l'invalidité en Espagne. Il peut être demandé auprès de la TGSS (en ligne ou en personne) en soumettant le formulaire TA-0040, le DNI, un certificat consulaire et une preuve d'emploi à l'étranger (par exemple, le permis de résidence). La cotisation minimale en 2024 est d'environ 865 € par trimestre. Le convenio couvre la retraite, l'invalidité permanente et les prestations de décès/survivants. Il est recommandé d'effectuer cette démarche avant de quitter l'Espagne.

Déclaration des biens à l'étranger (Modelo 720)

Les résidents fiscaux espagnols doivent soumettre le Modelo 720 s'ils détiennent, au 31 décembre, des biens à l'étranger (comptes bancaires, valeurs mobilières, biens immobiliers, etc.) dépassant 50 000 € au total. La déclaration est purement informative (aucun paiement dû) et doit être soumise entre le 1er et le 31 mars de l'année suivante. Si vous travaillez au CERN mais êtes encore résident fiscal espagnol, vérifiez si vos soldes sur des comptes ou des biens suisses ou français dépassent ce seuil. Sinon, vous n'êtes pas tenu de les déclarer, mais vous devez tout de même déclarer vos revenus mondiaux dans la déclaration fiscale espagnole.

Déclaration fiscale au retour en Espagne

La loi espagnole sur l'impôt sur le revenu considère l'année civile complète pour déterminer la résidence fiscale. Cela signifie que si vous retournez en Espagne entre janvier et juin, vous serez considéré comme résident à partir du 1er janvier et devrez déclarer vos revenus mondiaux pour cette année-là. Si vous rentrez après le 1er juillet, votre résidence fiscale commencera l'année suivante. En d'autres termes, il n'y a pas de prorata : soit vous déclarez l'année entière en tant que résident, soit uniquement les revenus espagnols si vous n'étiez pas résident fiscal cette année-là.

Types de contrats et statut

Au CERN, il y a principalement deux catégories de personnel : Staff (employés permanents) et Fellows (chercheurs ou boursiers sous contrat temporaire). Les deux sont des employés salariés et bénéficient de prestations similaires (salaire, sécurité sociale CERN, CHIS, pensions, etc.). Le Staff occupe des postes permanents ou temporaires (généralement des contrats à durée déterminée renouvelables jusqu'à 8 ans ou indéfinis) et peut être promu en interne. Les Fellows sont des diplômés employés pour des durées déterminées (par exemple, 2 à 3 ans) pour des projets de recherche. Les deux catégories cotisent aux régimes de santé et de pension du CERN. Par ailleurs, les associés (utilisateurs, scientifiques en visite, stagiaires) ont des accords à court terme et reçoivent une indemnité de subsistance au lieu d'un salaire. En résumé : Staff/Fellows = employés salariés ; Utilisateurs/Associés = scientifiques ou étudiants en visite avec des arrangements temporaires.

Assurance médicale (CHIS) et remboursements

Le CHIS (CERN Health Insurance Scheme) couvre tout le personnel principal (Staff, Fellows et associés). Il rembourse la plupart des frais médicaux raisonnables (consultations, séjours hospitaliers, médicaments, etc.) jusqu'à certaines limites selon les règles du CHIS. Pour faire une réclamation, vous devez soumettre le formulaire CHIS/F01 accompagné des factures originales payées, des ordonnances médicales et des preuves de paiement. Il est essentiel de conserver tous les reçus et factures, car le CHIS ne rembourse que les frais payés avec justificatifs. Normalement, le CHIS couvre un pourcentage élevé (par exemple, 80 %) des frais selon les tarifs, et 100 % en cas d'accidents du travail ou de maladies professionnelles.

Vacances et congés

Les employés du CERN (staff ou fellows) ont droit à 2,5 jours ouvrables de vacances par mois travaillé (environ 30 jours par an). Les congés doivent être demandés avec autorisation préalable d'un superviseur. Ils sont payés à 100 % (aucune déduction de salaire ou de CHIS). Cependant, un congé spécial sans solde (par exemple, de plus d'un mois) suspend l'affiliation obligatoire au CHIS, il est donc conseillé d'organiser une couverture médicale alternative pendant ces périodes de congé.

Congés maladie et accidents

En cas de maladie, la réglementation du CERN prévoit 100 % du salaire pour les 365 premiers jours de congé, puis 66,7 % pour un maximum de 548 jours supplémentaires. C'est plus généreux que la Sécurité sociale espagnole (qui verse 60 à 75 % après le 3e jour). Pour les maladies professionnelles ou les accidents du travail, 100 % du salaire est versé indéfiniment. Un certificat médical doit être soumis au retour, car après le 8e jour sans justification, l'absence est déduite du congé médical. En cas d'accidents non professionnels, en plus du remboursement CHIS, il existe un formulaire spécifique CHIS/F02. Le CHIS couvre également les urgences, la maternité, les spécialistes, etc., selon la réglementation en vigueur.

Régime de pension du CERN

Staff et Fellows doivent cotiser à la Caisse de pensions du CERN. Les taux actuels (pour ceux embauchés après 2012) sont de 12,64 % du salaire payé par l'employé et 18,96 % par le CERN. Après un minimum de 5 ans de service, vous pouvez avoir droit à une pension de retraite. La pension est calculée à 1,85 % de la moyenne des 36 derniers mois de salaire par année de cotisation (maximum ~70 % du salaire après ~37 ans). Des options de retraite anticipée ou d'indemnité de départ existent, mais en pratique, le régime assure des prestations de pension importantes après de nombreuses années de service.

Ouvrir un compte bancaire en Suisse ou en France

En Suisse, les banques traditionnelles (UBS, Credit Suisse, banques cantonales) exigent généralement la résidence suisse et facturent des frais élevés. De nombreux expatriés préfèrent donc les banques numériques : par exemple, N26 ou Revolut permettent d'ouvrir des comptes en ligne en EUR/CHF sans vivre en Suisse. Certaines banques cantonales suisses proposent des comptes multidevises pour les expatriés, mais exigent généralement un salaire suisse et un dépôt d'ouverture. En France, les banques traditionnelles (BNP, Société Générale, etc.) demandent souvent un justificatif de résidence, bien que les alternatives en ligne (Boursorama, ING, Wise) aient moins d'exigences. Globalement, les banques numériques et néobanques (N26, Revolut, Wise) sont pratiques pour les travailleurs internationaux de la région.

Transferts et change de devises

Les transferts et changes de devises traditionnels via les banques comportent généralement des frais cachés. Des services comme Wise et Revolut offrent des coûts bien inférieurs. Wise applique toujours le taux de change interbancaire réel, ne facturant qu'une petite commission transparente (~0,4 %). Revolut est très pratique, bien que ses formules gratuites facturent des frais (par exemple, 1 % sur les montants dépassant 1 000 €/mois en semaine). Les deux permettent de gérer plusieurs devises et proposent des cartes internationales. En bref, pour les paiements en EUR/CHF ou les virements réguliers, il est conseillé d'utiliser Wise ou Revolut plutôt qu'une banque conventionnelle.

Déclaration des biens à l'étranger

Si vous êtes encore considéré comme résident fiscal espagnol, vous devez déclarer dans votre déclaration d'impôts tout revenu perçu à l'étranger. De plus, les soldes des comptes bancaires étrangers ou les biens dépassant 50 000 € doivent être déclarés à l'aide du Modelo 720. Cela inclut les comptes bancaires suisses ou français, les investissements ou les biens situés hors d'Espagne. Si vous cessez d'être résident fiscal espagnol (par exemple, en vivant à l'étranger >183 jours), cette obligation prend fin jusqu'à votre retour.

Testaments et successions internationales

Il est conseillé de rédiger des testaments conformément à la loi de chaque pays où vous possédez des biens. En Espagne, la succession est traitée par un notaire au moyen d'un acte d'acceptation de succession. En Suisse, il existe des parts réservataires pour les conjoints et les enfants, et la succession est gérée par les autorités locales. Si vous décédez en Suisse en laissant des biens en Espagne, vos héritiers doivent présenter le certificat suisse d'héritier à un notaire espagnol, traduit et apostillé. En pratique, il est judicieux de consulter un avocat en successions familier des deux juridictions. En outre, les obligations fiscales doivent être respectées : les héritiers résidant en Espagne doivent payer l'impôt espagnol sur les successions (formulaire 650) sur la base de la valeur espagnole, en appliquant des crédits pour les impôts payés en Suisse.

Où vivre : Suisse vs France

Vivre en Suisse (à proximité du CERN) signifie des salaires plus élevés et d'excellents services, mais aussi des coûts de vie très élevés (logement, alimentation, etc.). En France (Pays de Gex, Annemasse), les loyers et les prix sont bien inférieurs, tandis que les services publics (éducation, santé) restent de qualité. De nombreux employés choisissent de vivre en France pour bénéficier de logements et de supermarchés moins chers (par exemple, Leclerc, Lidl FR), en échange d'un trajet plus long jusqu'au CERN. En Suisse, la qualité de vie est excellente et la barrière de la langue est faible (Genève est francophone), mais l'espace habitable a tendance à être petit et cher. Il n'y a pas de réponse universelle : évaluez les coûts, les transports et les besoins familiaux pour choisir entre vivre à Meyrin (CH) ou dans le Pays de Gex (FR).

Trouver un logement

En Suisse, les portails immobiliers tels que homegate.ch, immoscout24.ch, comparis.ch ou anibis.ch sont couramment utilisés. Il est utile de préparer un dossier avec un contrat de travail, des fiches de paie récentes, un justificatif de résidence et des références. En Suisse, un dépôt de garantie de 1 à 3 mois est généralement exigé. Du côté français, on utilise des portails comme seloger.com, leboncoin.fr ou des agences locales. Les propriétaires français peuvent demander des fiches de paie espagnoles et un justificatif de résidence. Attention : vérifiez soigneusement les contrats, car les baux suisses incluent souvent une assurance obligatoire du contenu et de responsabilité civile.

Contrats de location et services

En Suisse, les contrats de location sont généralement signés à la commune ou chez le notaire, et un dépôt de garantie (généralement 2 à 3 mois de loyer) est exigé. Il est courant d'avoir une assurance du contenu (pour le mobilier) et une assurance responsabilité civile (souvent exigée par les propriétaires). En France, après la signature du bail, vous devez vous inscrire à la mairie locale (pour les taxes et services). En Suisse, les services de base (électricité, gaz, eau, internet) doivent être organisés ; par exemple, l'électricité à Genève se contracte avec les SIG. En France, les services publics se contractent avec des entreprises comme EDF/GDF/Azureva, et internet avec des fournisseurs comme Orange, Free, etc. Dans les deux pays, une taxe d'habitation (« impôt d'habitation » en France) est payée annuellement. Il est conseillé d'organiser ces contrats à l'avance.

Transport vers le CERN

Le CERN est bien desservi. Les lignes de bus urbain (par exemple, TPG 66, F, 61, 65) relient Genève au CERN et au Pays de Gex. La ligne de tram 18 reliera bientôt le centre de Genève à Meyrin. Le CERN exploite également des navettes internes (par exemple, de l'aéroport aux différents sites du CERN). Les travailleurs frontaliers obtiennent généralement le permis G pour conduire de France en Suisse sans changer de résidence fiscale. Il existe des parkings publics et des places réservées aux personnes handicapées sur le campus. Il n'y a pas de « badge de parking » privé ; le stationnement général suit la signalisation locale. Les cyclistes ont accès à des supports à vélos dans presque tous les bâtiments du CERN. Astuce : demandez la carte multi-transport gratuite du CERN pour utiliser les bus internes, et renseignez-vous auprès de votre commune sur les subventions au transport transfrontalier.

Courses et supermarchés

Le coût de la vie en Suisse est élevé. De nombreux résidents près du CERN font leurs courses en France : les supermarchés de Ferney (Leclerc, Lidl) ou Carrefour (Annemasse) sont souvent moins chers que leurs équivalents suisses. En Suisse, les chaînes à bas prix comme Denner, ALDI ou Lidl (version suisse) sont recommandées. Les marchés de produits frais locaux (par exemple, le marché de Meyrin le samedi) et les magasins d'usine valent également la peine d'être explorés. Pour la livraison du courrier personnel, le CERN ne gère pas les colis privés ; beaucoup utilisent des boîtes postales privées dans les bureaux de poste suisses ou français. Le service postal officiel du CERN ne traite que le courrier institutionnel.

Soins de santé en France

Si vous vivez en France, inscrivez votre famille à la Sécurité sociale française et choisissez un médecin généraliste (« médecin traitant ») pour chaque membre. Cela est nécessaire pour obtenir les remboursements de santé publics. Les enfants peuvent être soignés dans des cliniques pédiatriques publiques ou privées ; l'Agence régionale de santé (ARS) locale peut recommander des pédiatres. Les associations ou consulats espagnols peuvent fournir des listes de médecins bilingues. Notez que le CHIS du CERN couvre vos frais médicaux en Suisse/France selon ses règles ; pour les soins courants en France, il est préférable de s'inscrire à la sécurité sociale française et d'obtenir la « Carte Vitale » locale pour accéder aux remboursements de l'État.

Conjoint ou partenaire à charge

Le conjoint ou partenaire enregistré d'un titulaire de contrat CERN peut être inscrit comme « membre de la famille » dans le CHIS s'il vit avec le titulaire. Dans ce cas, il obtient une carte de légitimation suisse similaire à celle de l'employé principal. Le statut familial doit être déclaré dans le système EDH et le CHIS (à l'aide du formulaire SHIPID). Si le partenaire vit en France, il ne reçoit pas la carte suisse ; il doit à la place demander le titre de séjour français approprié (par exemple, la « carte de séjour de membre de famille de ressortissant UE » pour les proches non-UE d'un citoyen de l'UE). Les citoyens de l'UE (comme les Espagnols) n'ont pas besoin de visa pour vivre en France mais doivent s'inscrire à la mairie locale. Les partenaires non-UE auront besoin du visa et du titre de séjour français appropriés.

Scolarisation des enfants

Les enfants peuvent fréquenter gratuitement les écoles publiques en Suisse comme en France. À Genève, la scolarité obligatoire (primaire + secondaire inférieur, environ 9 ans) se fait en français, et chaque commune a des écoles publiques. En France, les écoles publiques sont également gratuites et suivent le calendrier français. Il existe aussi des écoles internationales/bilingues à proximité (par exemple, l'École Lucie Aubrac à Versoix, le Collège international de Ferney-Voltaire). Pour l'enseignement en langue espagnole, le Bureau de l'éducation à Berne propose des cours périscolaires de langue et culture espagnoles (AFLS). Le CERN offre un soutien éducatif : il existe une allocation de crèche/scolarité (Education Fees Allowance) qui rembourse une partie des frais de scolarité en Suisse, et le CERN School Fees qui couvre les frais selon la réglementation interne.

Crèches, écoles bilingues et soutien du CERN

Le CERN dispose de sa propre garderie (« Le Jardin des Particules ») pour les enfants du personnel âgés de 4 mois à 6 ans. De plus, il existe 60 places réservées dans des crèches publiques voisines (Meyrin et St-Genis-Pouilly) pour les enfants âgés de 3 mois à 4 ans, une inscription précoce est donc conseillée. Quant aux écoles bilingues, la France offre des établissements publics avec des sections internationales et il existe des internats français ou suisses (par exemple, l'École Européenne, l'Institut Florimont) pour un enseignement en anglais/français. Le CERN verse des allocations familiales pour chaque enfant et une allocation parentale supplémentaire pour les enfants de moins de 3 ans. Il couvre également une partie des frais de crèche/scolarité avec l'Education Fees Allowance, sous réserve de règles. Il est recommandé de consulter le bureau des Affaires sociales du CERN pour plus de détails sur le soutien à l'enfance et à l'éducation.

Congé parental et de maternité/paternité

Le CERN offre un généreux congé de maternité et de coparentalité. Le congé de maternité est de 16 semaines pour un premier enfant (payé à 100 %), ou de 19 semaines pour le deuxième enfant et au-delà. Vous pouvez désormais prolonger le congé de maternité de jusqu'à quatre semaines supplémentaires pour l'allaitement sur simple demande — aucun certificat médical nécessaire. Le congé de coparentalité (anciennement congé de paternité) est de 10 jours (payé à 100 %). Pour l'adoption, 16 semaines sont accordées. Après le congé obligatoire, les parents peuvent demander un congé parental sans solde allant jusqu'à 4 mois tout en conservant des prestations comme le CHIS. Pendant la grossesse, les employées ont droit à des examens prénataux avec maintien du salaire et congé. Tous les congés sont gérés par le bureau des Affaires sociales du CERN ; prévenez-les à l'avance pour planifier votre congé.

Effet sur le statut légal du partenaire

Travailler au CERN peut modifier le statut migratoire de votre partenaire. S'il vit avec vous en Suisse, il aura besoin du permis suisse approprié (ou de la carte de légitimation en cas de cohabitation). S'il vit en France, un partenaire espagnol n'a pas besoin de visa mais doit s'inscrire à la mairie et obtenir la carte de séjour appropriée. Pour travailler en Suisse, un partenaire de l'UE peut avoir besoin d'un « permis Ci » spécial pour les conjoints de membres d'organisations internationales. Un partenaire non-UE aura besoin d'un permis de travail (généralement L ou B) en Suisse. En France, les partenaires espagnols peuvent travailler librement ; les partenaires non-UE auront besoin d'une « carte de séjour vie privée et familiale » ou similaire. En résumé, consultez les autorités migratoires locales pour coordonner les permis. Le CERN fournit un soutien pour l'obtention de la carte de légitimation et des conseils sur ces démarches.

Associations espagnoles

À Genève et ses environs, il existe plusieurs associations espagnoles et latino-américaines qui organisent des événements culturels et des réseaux d'entraide. Il existe également des groupes WhatsApp/Telegram actifs d'Espagnols au CERN (par exemple, « Expats CERN »). L'Association suisse des Espagnols (CASW) organise des conférences et des événements culturels. L'Association du personnel du CERN et les clubs d'employés informent généralement les nouveaux arrivants sur les rassemblements ou activités entre compatriotes. Rejoindre des clubs sportifs ou sociaux au CERN (sport, langues, art, etc.) est un autre excellent moyen de s'intégrer et de réseauter.

Sessions d'accueil pour les nouveaux membres

Le CERN a un programme d'accueil pour les nouveaux employés et associés. Chaque mois, une « Welcome Session » est organisée couvrant les informations pratiques (assurance, paie, sécurité informatique, règles internes). En outre, des sessions d'intégration plus larges sont organisées trimestriellement pour expliquer le fonctionnement du laboratoire, les catégories de personnel, les systèmes informatiques et les clubs du CERN. Ces sessions incluent généralement un petit-déjeuner ou du réseautage et sont obligatoires pour les nouveaux arrivants. Elles sont hébergées sur Indico et généralement coordonnées par le Bureau des utilisateurs ou le DAO (Departmental Administrative Officer). Des enregistrements sont disponibles si vous ne pouvez pas y assister.

Événements internes, clubs et activités

L'Association du personnel du CERN organise environ 100 clubs (sport, musique, langues, photographie, etc.) ouverts au personnel et à leurs familles. Exemples : Club de cyclisme, CERN Band, équipe de football, cours de piano, langues étrangères, etc. Chaque club organise ses propres réunions et compétitions internes ou externes. De grands événements sont également organisés : la Braderie de fin d'année (marché de fêtes interne), l'Employee Week, des concerts, des expositions, etc. Consultez le site web de l'Association du personnel et les panneaux d'affichage du CERN pour les calendriers et les événements à venir.

Obtenir de l'aide en interne (incidents, ServiceNow)

Pour les problèmes techniques ou administratifs au CERN, utilisez la plateforme ServiceNow. Pour les problèmes informatiques ou de connectivité, ouvrez un « IT Incident » dans ServiceNow. Pour les questions de RH, de paie ou de congés, utilisez « HR Case » dans ServiceNow. Pour les problèmes d'installations ou les urgences sur le campus, appelez le numéro interne 74444 (CERN Emergencies). Pour plus d'informations, visitez le Portail des services du CERN ou demandez à votre DAO/administrateur local.

Glossaire des termes

• Grade : Niveau professionnel dans l'échelle salariale du CERN (catégories A, B, C, D, etc.) déterminant le salaire de base.
• EDH : « Entraînement des Documents de l'Organisation » – Système interne de gestion RH du CERN pour demander des congés, consulter les fiches de paie, etc.
• MARS : « Manager's Allocation and Reporting System » – Système de suivi de projet et d'allocation du temps utilisé par les superviseurs.
• TSO : « Technical Student Orientation » – Cours d'intégration pour les étudiants stagiaires.
• HCM : « Human Capital Management » – Système interne pour la paie et les données du personnel (onboarding/offboarding).