Guía completa: Legal, administrativa y vida cotidiana en el CERN

Registro Consular

Los españoles residentes en el extranjero pueden inscribirse en el Registro de Matrícula Consular de España, lo cual facilita trámites como renovación de pasaporte, voto exterior o inscripciones (nacimientos, etc.). No es obligatorio para estancias cortas, pero si se planea residir largo tiempo en Suiza o Francia conviene registrarse. El trámite se realiza en el Consulado General de España en Ginebra presentando el DNI o pasaporte y certificado de residencia local. La legislación española indica que la inscripción consular es obligatoria para quienes establecen su residencia habitual fuera de España.

Empadronamiento en Francia/Suiza

En Francia no existe un trámite equivalente al empadronamiento español; no es obligatorio apuntarse en el ayuntamiento, aunque puede facilitar el acceso a servicios locales. En cambio, en Suiza todo extranjero debe registrarse en la comuna de su residencia en plazos estrictos. En el Cantón de Ginebra hay que anunciar la llegada a la Oficina Cantonal de Población (OCPM) dentro de 14 días si la estancia supera 3 meses. Asimismo, los ciudadanos de la UE deben notificar a las autoridades locales su presencia tras 3 meses en cualquier país del Espacio Schengen, solicitando en el ayuntamiento un "certificado de registro" correspondiente.

• Francia: no existe obligación legal de registrarse (empadronarse), pero puede ser útil inscribirse en el municipio para acceder a servicios municipales.
• Suiza (Cantón de Ginebra): inscripción obligatoria en la oficina municipal (OCPM) dentro de 14 días si se planea una estancia mayor a 3 meses.

Permisos de Residencia y Trabajo

En el CERN, los empleados reciben la Carte de légitimation suiza, gestionada por el propio CERN (DFAE Suiza), que sirve como permiso de residencia en Suiza y permite viajar por el espacio Schengen sin visado. Los requisitos incluyen tener un contrato de trabajo (a tiempo completo o parcial >50%) y presentar un domicilio oficial. Esta carte se extiende a los familiares directos (cónyuge/pareja de hecho e hijos menores que convivan con el titular). Los familiares no suizos que residan en Francia no reciben automáticamente esa carte; en su lugar deben tramitar un permiso suizo convencional si quieren trabajar en Suiza.

Como ciudadanos de la UE, los españoles que vivan en Francia pueden trabajar libremente en la UE con su permiso de residencia francés, y si trabajan en Ginebra suelen obtener el «permiso G» de transfronterizo. En resumen: si vives en Suiza con contrato CERN, solicita la Carte de légitimation y el permiso de residencia suizo. Si vives en Francia, necesitarás tu permiso de residencia francés y el permiso G para cruzar a Suiza (tú y tu familia).

Tarjeta Sanitaria Europea (TSE)

Antes de salir de España se recomienda solicitar la Tarjeta Sanitaria Europea (TSE) a través de la Seguridad Social (portal en línea o CAISS). La TSE se envía al domicilio español registrado y permite acceder a atención médica urgente gratuita o a bajo costo en países de la UE/EEE y Suiza durante estancias temporales. Sin embargo, la TSE no reemplaza al seguro médico de CERN (CHIS), que cubre atención médica completa en Suiza y Francia. En la práctica, el CHIS será tu cobertura principal en la región, mientras que la TSE es útil para emergencias en otros viajes u obtener asistencia antes de activar el CHIS.

Convenio Especial con la Seguridad Social Española

El convenio especial permite a emigrantes españoles seguir cotizando voluntariamente a la Seguridad Social española mientras trabajan en el extranjero. Sirve para mantener derechos a pensión e invalidez en España. Este convenio puede solicitarse en la TGSS (online o presencial) presentando el formulario TA-0040 junto con DNI, certificado consular y prueba de empleo en el extranjero (por ejemplo, permiso de residencia). La cotización mínima en 2024 es de unos 865 € al trimestre. El convenio cubre las contingencias de jubilación, invalidez permanente y muerte/supervivencia. Se recomienda tramitarlo antes de salir de España.

Declaración de Bienes en el Extranjero (Modelo 720)

Los residentes fiscales en España deben presentar el Modelo 720 si poseen al 31 de diciembre bienes en el extranjero (cuentas bancarias, valores, bienes inmuebles, etc.) cuyo valor total supere los 50.000 €. La declaración es solo informativa (sin pago), y se hace del 1 al 31 de marzo del año siguiente. Si trabajas en el CERN pero sigues considerado residente fiscal en España, revisa si tus saldos en cuentas suizas, francesas o propiedades exteriores superan ese umbral. Si no llegas al límite, no es obligatorio declarar, aunque deberás presentar la renta en España por tus ingresos mundiales.

Declaración de Renta al Regresar a España

La Ley del IRPF considera el año natural completo para determinar la residencia fiscal. Esto implica que si vuelves a España entre enero y junio, se te considerará residente desde el 1 de enero y deberás declarar toda la renta mundial de ese año. Si vuelves después del 1 de julio, tu residencia fiscal se considerará a partir del año siguiente. En otras palabras, no se prorratea la tributación: o se declara como residente todo el año, o solo los ingresos en España (si no fuiste residente fiscal en España ese año).

Tipos de Contratos y Estatus

En el CERN existen principalmente dos categorías de personal: Staff (empleados de plantilla) y Fellows (becarios o investigadores contratados a plazo fijo). Ambos son empleados remunerados y gozan de beneficios similares (salario, seguridad social CERN, CHIS, pensiones, etc.). Los Staff ocupan plazas permanentes o temporales (generalmente contratos limitados renovables hasta 8 años o indefinidos) y pueden promocionar internamente. Los Fellows son titulados contratados por plazos fijos (ej. 2-3 años) para proyectos de investigación. Ambas categorías cotizan al sistema de salud y pensiones del CERN. Por otro lado, los asociados (usuarios, visitantes científicos, alumnos en prácticas) tienen convenios de corta duración y reciben una asignación (subsistence) en lugar de salario. En resumen: Staff/Fellows = personal contratado remunerado; Usuarios/Asociados = visitantes científicos o estudiantes con convenio de estancia.

Seguro Médico (CHIS) y Reembolsos

El CHIS (CERN Health Insurance Scheme) cubre a todo el personal principal (Staff, Fellows y asociados). Abarca el reembolso de la mayoría de los gastos médicos razonables (consultas, hospitalización, medicinas, etc.) hasta ciertos límites establecidos en las normas del CHIS. Para reclamar, se debe presentar el formulario CHIS/F01 junto con las facturas originales pagadas, receta médica, y justificante bancario del pago. Es esencial conservar todas las facturas y recibos, pues el CHIS reembolsa solo gastos ya pagados y con documentación. Normalmente el CHIS cubre un alto porcentaje (por ejemplo, el 80% de los costos) según tablas, y el 100% en caso de accidente laboral o enfermedad profesional.

Vacaciones y Permisos

El personal (empleado o becario) de CERN tiene derecho a 2,5 días laborables de vacaciones por cada mes trabajado (aprox. 30 días al año). Las vacaciones deben solicitarse con autorización previa al responsable. Se pagan al 100% (sin descuento del salario ni del CHIS). Sin embargo, permisos especiales no remunerados (por ejemplo, excedencia >1 mes) interrumpen la afiliación obligatoria al CHIS, por lo que en esos casos es recomendable buscar una cobertura médica alternativa mientras dure el permiso.

Baja Médica y Accidentes

En caso de enfermedad, el Reglamento CERN establece que se paga el 100% del salario durante los primeros 365 días de baja y luego el 66,7% durante hasta 548 días adicionales. Esto es más generoso que la Seguridad Social española (que paga 60-75% después del día 3). Para enfermedades profesionales o accidentes laborales, se paga el 100% del salario indefinidamente. Se debe presentar certificado médico al regresar, ya que a partir del 8.º día sin justificante se descuenta del permiso de baja. En caso de accidente no laboral, además del reembolso del CHIS hay un formulario CHIS/F02 específico. El CHIS cubre también urgencias, maternidad, especialistas, etc., según las normas vigentes.

Plan de Pensiones de CERN

Tanto Staff como Fellows cotizan obligatoriamente al Fondo de Pensiones de CERN. Las tasas vigentes (para incorporados después de 2012) son del 12,64% del salario aportado por el empleado y el 18,96% aportado por CERN. Tras un mínimo de 5 años de servicio se puede solicitar pensión de jubilación. El cálculo de la pensión es del 1,85% del promedio de los últimos 36 meses de salario por cada año cotizado (máximo ~70% del salario después de ~37 años). Existen opciones de pensión anticipada o indemnización al terminar, pero en la práctica garantiza una pensión importante tras muchos años de servicio.

Abrir Cuenta Bancaria en Suiza o Francia

En Suiza, los bancos tradicionales (UBS, Crédit Suisse, bancos cantonales) suelen exigir residencia suiza y cobran comisiones altas. Por ello muchos expatriados optan por bancos digitales: por ejemplo, N26 o Revolut permiten abrir cuentas en EUR/CHF online sin residir en Suiza. Algunos bancos cantonales suizos ofrecen cuentas multimoneda para expatriados, pero suelen requerir nómina suiza y depósito de apertura. En Francia, los bancos tradicionales (BNP, Société Générale, etc.) suelen pedir empadronamiento en un municipio francés, aunque hay alternativas online (Boursorama, ING, Wise) sin tanto papeleo. En general, los bancos digitales y neobancos (N26, Revolut, Wise) resultan muy convenientes para trabajadores internacionales en la región.

Transferencias y Cambio de Divisas

Las transferencias tradicionales y cambios de moneda en bancos suelen implicar comisiones ocultas. Servicios como Wise y Revolut ofrecen costes mucho más bajos. Wise siempre aplica el tipo de cambio interbancario real, cobrando solo una comisión fija y transparente (en torno al 0,4%). Revolut es muy cómodo, pero en planes básicos cobra comisiones (p. ej. 1% sobre el monto tras 1000 €/mes en días laborables). Ambos permiten gestionar múltiples divisas y disponen de tarjetas internacionales. En resumen, para pagos en EUR/CHF o remesas frecuentes, es aconsejable usar Wise o Revolut en lugar de un banco convencional.

Declaración de Fondos Exteriores

Si sigues considerado residente fiscal en España, debes declarar en el IRPF las rentas obtenidas en el extranjero. Además, los saldos en cuentas bancarias y bienes en el extranjero que superen 50.000 € deben informarse mediante el Modelo 720. Esto incluye cuentas bancarias suizas o francesas, inversiones o inmuebles fuera de España. Si dejas de ser residente fiscal en España (p. ej. por vivir >183 días fuera), esta obligación cesa hasta tu regreso.

Testamento y Herencia Internacional

Se recomienda redactar testamentos de acuerdo con la ley de cada país donde tengas patrimonio. En España la sucesión se tramita ante notario mediante escritura de aceptación de herencia. En Suiza existen legítimas para cónyuge e hijos y los trámites sucesorios se hacen ante la autoridad local. Si falleces en Suiza dejando bienes en España, los herederos deberán presentar ante notario español el certificado sucesorio suizo correspondiente, traducido al español y apostillado. En la práctica conviene asesorarse con un abogado de sucesiones que conozca ambas jurisdicciones. Asimismo, hay que cumplir con obligaciones fiscales: el heredero residente en España deberá pagar el impuesto de sucesiones en España (modelo 650) con el valor en ese país, aplicando los créditos por impuestos pagados en Suiza.

Dónde vivir: Suiza vs Francia

Vivir en Suiza (cerca del CERN) implica sueldos más altos y servicios excelentes, pero costos de vida muy altos (vivienda, alimentación, etc.). En Francia (Pays de Gex, Annemasse) los alquileres y precios son mucho más bajos, y se mantienen servicios públicos (educación, salud) buenos. Muchos empleados optan por vivir en Francia para aprovechar la vivienda asequible y supermercados más económicos (p.ej. Leclerc, Lidl FR), a cambio de más tiempo de desplazamiento al CERN. En Suiza la calidad de vida es excelente y la barrera idiomática baja (Ginebra es de habla francesa), pero el espacio habitable suele ser pequeño y caro. No hay solución única: hay que evaluar costes, transporte y preferencias familiares para decidir entre residir en Meyrin (CH) o Pays de Gex (FR).

Buscar piso

En Suiza se utilizan portales como homegate.ch, immoscout24.ch, comparis.ch o anibis.ch para buscar vivienda. Es útil preparar un dossier con contrato laboral, últimas nóminas, certificado de residencia y referencias. En Suiza se suele pedir 1-3 meses de fianza (depósito). En la frontera francesa se usan portales como seloger.com, leboncoin.fr o se contratan agencias locales. En Francia es habitual que pidan nóminas españolas y certificado de empadronamiento francés. Precaución: revisa bien los contratos, en Suiza suelen incluir gastos obligatorios como seguro de contenido y responsabilidad civil.

Contrato de alquiler y servicios

En Suiza, los contratos de alquiler suelen firmarse ante la comuna o notario y se pide un depósito de garantía (usualmente 2-3 meses de renta). Es común contratar un seguro de contenido (muebles) y seguro de responsabilidad civil (muchos arrendadores lo exigen). En Francia, tras firmar el contrato de alquiler debes empadronarte en el ayuntamiento local (para impuestos y servicios). En Suiza hay que contratar servicios básicos (electricidad, gas, agua, Internet); por ejemplo, en Ginebra se contrata la electricidad con SIG. En Francia se contrata luz/gas con compañías como EDF/GDF/Azureva, e Internet con proveedores como Orange, Free, etc. En ambos países se paga anualmente un impuesto de vivienda ("impôt d'habitation" en Francia). Conviene organizar estos contratos con anticipación.

Transporte al CERN

El CERN está bien comunicado. Las líneas de bus urbanos TPG (p.ej. 66, F, 61, 65) conectan Ginebra con el CERN y el Pays de Gex. Próximamente la línea de tranvía 18 conectará el centro de Ginebra con Meyrin. El CERN también opera autobuses internos (por ejemplo, desde el aeropuerto a varios sitios del CERN). Los trabajadores transfronterizos suelen obtener el permiso G para conducir desde Francia a Suiza sin cambiar de residencia fiscal. Hay aparcamientos públicos y plazas reservadas para discapacitados en el campus. No hay "badge de parking" privado, se aparca en plazas generales respetando señalización. Los ciclistas disponen de estacionamientos de bicis en casi todos los edificios del CERN. Consejo: solicita la tarjeta multitransporte gratuita del CERN para usar los autobuses internos, y pregunta en tu municipio de residencia si hay ayudas para transporte fronterizo.

Compras y Supermercados

El coste de vida en Suiza es alto. Por eso muchos residentes cerca del CERN compran en Francia: supermercados en Ferney (Leclerc, Lidl) o Carrefour (Annemasse) suelen ser más baratos que sus equivalentes suizos. En Suiza se recomienda usar cadenas económicas como Denner, ALDI o Lidl (versión suiza). También conviene explorar mercados locales de producto fresco (p.ej. mercado de Meyrin los sábados) y tiendas "directo de fábrica". Para envíos postales privados, en CERN no se gestionan paquetes personales; muchos usan una casilla postal privada en la oficina de correos suiza o francesa. El servicio postal oficial del CERN solo gestiona correo institucional.

Salud en Francia

Si vives en Francia, inscribe a tu familia en la Sécurité Sociale francesa y elige un médico de cabecera ("médecin traitant") para cada miembro. Esto es necesario para obtener reembolsos por salud pública. Los niños pueden atenderse en pediatría pública o privada; la Agencia Regional de Salud (ARS) local puede recomendar pediatras. También hay asociaciones de españoles o consulados que facilitan listados de médicos bilingües. Ten en cuenta que el CHIS de CERN cubre tus gastos médicos en Suiza/Francia según normativas internas; para atención normal en Francia es conveniente registrarse en la seguridad social gala y obtener la "Carte Vitale" local para acceder al reembolso estatal.

Pareja o Cónyuge Dependiente

El cónyuge o pareja de hecho del titular de un contrato CERN puede ser inscrito como "miembro de familia" en el CHIS si convive con el titular. En ese caso, se le otorga una carte de légitimation suiza similar a la del empleado principal. Es necesario declarar la situación familiar en el sistema EDH y en el CHIS (formulario SHIPID). Si la pareja vive en Francia, no recibe la carte suiza; en su lugar debe tramitar el permiso de residencia francés que corresponda (p.ej., "carte de séjour de membre de famille de ressortissant UE" para un familiar de ciudadano UE que no es UE). Como ciudadanos de la UE, los españoles no requieren visado para vivir en Francia, pero sí deben inscribirse en el ayuntamiento local. Los no UE deberán tramitar el visado y permiso francés adecuados para residencia.

Escolarización de Niños

Los hijos pueden asistir gratuitamente a la escuela pública tanto en Suiza como en Francia. En Ginebra la escolaridad obligatoria (primaria + secundaria inferior, unos 9 años) es en francés y hay colegios públicos en cada comuna. En Francia, los colegios públicos también son gratuitos con calendario francés. También existen escuelas internacionales/bilingües cercanas (p.ej. École Lucie Aubrac en Versoix, Collège international de Ferney-Voltaire). Para educación en español, la Consejería de Educación en Berna organiza cursos de Lengua y Cultura españolas (AFLS) extraescolares. El CERN ofrece ayudas educativas: existe subsidio de guardería/escuela (Education Fees Allowance) que reembolsa parte de gastos escolares en Suiza, y la "School Fees of CERN" que cubre tasas escolares según el reglamento interno.

Guarderías, Colegios Bilingües y Ayudas del CERN

El CERN tiene su propio jardín de infancia ("Le Jardin des Particules") para hijos del personal (4 meses a 6 años). Además, hay 60 plazas reservadas en guarderías públicas cercanas (Meyrin y St-Genis-Pouilly) para niños de 3 meses a 4 años, por lo que conviene apuntarse a las listas tan pronto como sea posible. En cuanto a colegios bilingües, en Francia hay centros públicos con secciones internacionales y hay internados franceses o suizos (p.ej. École Européenne, Institute Florimont) si se busca enseñanza en inglés/francés. El CERN paga asignaciones familiares por cada hijo y un suplemento extra (parental allowance) por hijos menores de 3 años. También cubre parte de las tasas de guardería/colegio con la Education Fees Allowance según reglamento. Se recomienda consultar en el departamento de Asuntos Sociales del CERN los detalles de las ayudas por hijos y educación.

Permiso Parental y Maternidad/Paternidad

CERN ofrece bajas por maternidad y paternidad muy generosas. La baja de maternidad es de al menos 16 semanas (100% remuneradas) más semanas adicionales según casos (múltiples o complicaciones). El permiso de paternidad es de 10 días (100% pagado). Para adopción hay 15 semanas. Tras la licencia obligatoria se puede solicitar un permiso parental no remunerado de hasta 4 meses, manteniendo beneficios como el CHIS. Durante el embarazo las trabajadoras tienen derecho a exámenes prenatales con permiso y salario completos. Todas las licencias se gestionan con la oficina de Asuntos Sociales de CERN; avisa con antelación para planificar la baja.

Efecto en el Estado Legal de la Pareja

Trabajar en CERN puede cambiar el estatus migratorio de la pareja. Si la pareja vive contigo en Suiza, necesitará el permiso suizo correspondiente (o la Carte de légitimation si comparte hogar). Si vive en Francia, como ciudadano español no necesita visado, pero debe inscribirse en el ayuntamiento y tramitar la tarjeta de residencia correspondiente. Para trabajar en Suiza, una pareja UE puede necesitar un permiso "Ci" especial de cónyuge de miembro de organización internacional. La pareja no UE necesitará un permiso de trabajo (generalmente L o B) en Suiza. En Francia, la pareja española trabaja libremente; la pareja no UE necesitará "carte de séjour vie privée et familiale" u otro permiso similar. En resumen, infórmate en las autoridades migratorias locales para coordinar permisos. El CERN provee asesoría para tramitar la Carte de légitimation y guiar estos procesos.

Asociaciones de Españoles

En Ginebra y alrededores existen varias asociaciones de españoles y latinoamericanos que organizan eventos culturales y ofrecen apoyo mutuo. También circulan grupos de WhatsApp/Telegram de españoles en CERN ("Expats CERN"). La Asociación Suiza de Españoles (CASW) realiza charlas y jornadas culturales. La Staff Association del CERN y los clubes del personal suelen mantener informados a los recién llegados de reuniones o actividades de compatriotas. Participar en clubes deportivos o sociales del CERN (deportes, idiomas, arte, etc.) es otra forma excelente de integrarse y hacer contactos.

Ciclos de Charlas para Nuevos Miembros

CERN tiene un programa de bienvenida para nuevos empleados y asociados. Cada mes se realiza una jornada "Welcome Session" donde se repasa información práctica (seguros, nómina, seguridad informática, normas internas). Además, hay sesiones trimestrales más amplias (onboarding) que explican el funcionamiento del laboratorio, categorías de personal, sistemas informáticos y clubes del CERN. Estas sesiones suelen incluir desayuno o networking y son obligatorias para nuevos ingresantes. Se realizan en Indico y normalmente el Departamento de Usuarios o el DA (delegado de Administración) te invitan a ellas. Quedan grabadas en caso de no asistir.

Eventos Internos, Clubes y Actividades

La Staff Association del CERN organiza cerca de 100 clubes (deporte, música, idiomas, fotografía, etc.) abiertos al personal y familias. Por ejemplo: Club de Ciclismo, Banda CERN, equipo de fútbol, clases de piano, idiomas extranjeros, etc. Cada club tiene sus propias reuniones y campeonatos internos o externos. Además, se celebran grandes eventos: la Braderie de fin de año (mercado navideño interno), la Semana del Empleado, conciertos, exposiciones, etc. Consulta la web de la Staff Association y los tablones del CERN para calendarios de actividades y últimos eventos.

Pedir Ayuda Interna (Incidentes, ServiceNow)

Para incidencias técnicas o administrativas en CERN se usa la plataforma ServiceNow. Para problemas de TI o conectividad abre un "IT Incident" en ServiceNow. Para cuestiones de recursos humanos, nómina o permisos laborales usa "HR Case" en ServiceNow. Ante cualquier fallo de instalaciones o urgencia en el campus, marca internamente el número 74444 (Emergencias CERN). Para más detalles, visita el Service Portal de CERN o consulta a tu DAO/administrativo local.

Glosario de Términos

• Grade: Nivel profesional en la escala salarial de CERN (categorías A, B, C, D, etc.) que determina el salario base.
• EDH: "Entraînement des Documents de l'Organisation" – sistema interno (HRIS) de recursos humanos de CERN para pedir vacaciones, consultar nóminas, etc.
• MARS: "Manager's Allocation and Reporting System" – sistema de seguimiento de proyectos y asignación de tiempo usado por supervisores.
• TSO: "Technical Student Orientation" – curso de inducción para estudiantes en prácticas.
• HCM: "Human Capital Management" – sistema interno de nómina y datos de personal (onboarding/offboarding).